Surabaya, jurnal9.tv – Transformasi organisasi Kementerian Lingkungan Hidup (KLH) sebagai organisasi baru membutuhkan sistem tata kelola yang mampu bekerja secara terstruktur, terdokumentasi, dan tidak bergantung pada pengalaman personal. Kondisi tersebut mendorong Kepala Bagian Protokol Kementerian Lingkungan Hidup, Gatut Panggah Prasetya, S.IP., M.Sc., menggagas pengembangan E-PROTOKOL sebagai sistem digital sekaligus acuan layanan keprotokolan di lingkungan KLH dan Badan Pengendalian Lingkungan Hidup (BPLH).
Gagasan tersebut dipaparkan dalam Pelatihan Kepemimpinan Administrator yang berlangsung di Gedung Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia (BPSDM) Pemerintah Provinsi Jawa Timur, Senin, 5 Oktober 2026.
Konsep aksi perubahan yang dibawa Gatut mendapat perhatian dari Dr. Ir. Wahid Wahyudi, M.T., selaku Coach, serta Dr. Much Taufik, S.H., M.A.P., selaku penguji utama.
E-PROTOKOL berangkat dari tantangan yang dihadapi KLH sebagai organisasi baru hasil pemisahan dari Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan (KLHK). Tidak hanya struktur organisasi yang berubah, tetapi juga sumber daya manusia, regulasi, dan tata kelola yang harus dibangun serta disesuaikan.
Gatut melihat kondisi tersebut sebagai momentum untuk membangun sistem protokol yang tidak lagi bertumpu pada pengetahuan atau pengalaman individu tertentu, tetapi memiliki standar kerja yang dapat digunakan bersama.
“Ketika saya masuk di protokol KLH, yang notabene merupakan organisasi baru sebagai pecahan dari KLHK, semuanya menjadi tantangan untuk dibangun, baik dari sisi SDM, regulasi maupun tata kelola. Karena itu, saya melihat kebutuhan untuk membangun E-PROTOKOL sekaligus produk hukum yang menjadi landasan pelaksanaannya,” ujar Gatut.
Menurut dia, E-PROTOKOL diharapkan mampu mengubah pola kerja protokol menjadi lebih terstruktur dan terdokumentasi.
“Dengan adanya E-PROTOKOL nanti, semua kegiatan dapat terjadwal secara baku dan tidak lagi mengandalkan sosok senior yang berpengalaman. Kegiatan dapat berjalan secara terstruktur, terdokumentasi dengan rapi, serta dapat meminimalkan miskomunikasi maupun double disposisi. Semua akan terjadwal dengan lebih baik,” katanya.
Dari Pengalaman Individual Menjadi Sistem Organisasi
Persoalan ketergantungan terhadap pengalaman individu menjadi salah satu alasan penting dalam rancangan E-PROTOKOL.
Dalam organisasi yang relatif baru, pengetahuan mengenai tata kelola protokol tidak seharusnya hanya tersimpan pada personel tertentu. Sistem perlu memastikan pengetahuan dan prosedur kerja dapat diterjemahkan menjadi standar yang dapat dipahami dan dijalankan oleh seluruh personel terkait.
Karena itu, E-PROTOKOL diarahkan bukan sekadar sebagai aplikasi untuk mengajukan kebutuhan protokol, tetapi sebagai sistem kerja yang mendokumentasikan seluruh rangkaian layanan.
Mulai dari pengajuan, penjadwalan, koordinasi, disposisi, pelaksanaan hingga dokumentasi diarahkan memiliki alur yang jelas dan dapat ditelusuri.
Gagasan tersebut juga mencakup penyusunan produk hukum berupa Surat Keputusan Sekretaris Menteri Kementerian Lingkungan Hidup dan Sekretaris Utama Badan Pengendalian Lingkungan Hidup Republik Indonesia sebagai bagian dari penguatan landasan tata kelola.
Karo Humas: SOP Dibutuhkan untuk Menata Kerja Tim Protokol
Gagasan tersebut mendapat dukungan dari Kepala Biro Hubungan Masyarakat Kementerian Lingkungan Hidup, Yulia Suryanti, S.Si., M.Si.
Menurut Yulia, aksi perubahan yang dirancang Gatut dapat membantu menata pola kerja tim protokol yang selama ini masih menghadapi keterbatasan SDM dan banyak diisi personel baru.
“Aksi perubahan yang telah direncanakan oleh Pak Gatut ini akan sangat membantu kita menata bagaimana tim protokol ini bekerja. Sampai sekarang masih belum tertata dengan baik. SDM kita juga tidak terlalu banyak, kemudian banyak yang baru dan terus terang saja, sebagaimana sempat disampaikan sebelumnya, itu berdasarkan pengalaman-pengalaman individual,” ujar Yulia.
Karena itu, keberadaan SOP menjadi salah satu aspek penting dalam rancangan tersebut.
“Dari situ kita lihat, dari aksi perubahan ini akan ada SOP yang nantinya dapat menjadi acuan. Jadi layanan protokoler yang akan diberikan oleh Biro Humas KLH juga akan terlihat profesional,” katanya.
Yulia menilai standardisasi tersebut penting untuk membangun rasa aman dan kepercayaan, terutama ketika tim protokol menangani agenda Menteri, Wakil Menteri, maupun pejabat eselon I lainnya.
“Pada saat misalnya ada acara dengan Pak Menteri, Pak Wamen atau eselon-eselon satu lain, orang akan melihat bahwa tim protokol ini profesional, rapi, dapat diandalkan. Itu juga memberikan security bagi eksternal kita, klien kita, bahwa layanan yang akan diberikan oleh tim protokol adalah layanan prima,” tutur Yulia.
Dibutuhkan untuk Agenda Nasional dan Internasional
Menurut Yulia, profesionalisme protokol memiliki konsekuensi langsung terhadap citra pejabat dan lembaga yang dikawal.
Hal itu semakin penting ketika KLH menghadapi agenda berskala nasional maupun internasional yang melibatkan pejabat negara dan perwakilan negara lain.
“Penting sekali. Misalnya kalau kita bicara leader summit, biasanya dihadiri oleh kepala negara atau menteri yang mewakili kepala negara. Kalau protokolnya tidak rapi dan tidak adaptif, apalagi ketika berada di luar negeri, kita juga belum tentu tahu kondisi di sana seperti apa,” jelasnya.
Dalam situasi tersebut, koordinasi dengan berbagai pihak menjadi bagian penting dari kerja protokol.
Yulia menyebut koordinasi dengan pihak luar negeri, termasuk KBRI serta panitia negara penyelenggara, membutuhkan kesiapan protokol yang mampu bekerja secara adaptif.
“Koordinasi dengan pihak luar negeri, salah satunya juga KBRI, selain dengan kepanitiaan negara di sana, itu sangat penting. Kalau tidak, nanti bisa berantakan dan dilihat tidak profesional,” katanya.
Menurut Yulia, kualitas layanan protokol pada akhirnya juga memberikan rasa percaya diri kepada pejabat yang dikawal.
“Kepuasan dan rasa aman dari menteri bahwa tim protokol akan memberikan layanan prima itu juga menjadi cerminan dari menteri atau siapa pun pejabat yang kita kawal. Mereka menjadi lebih percaya diri, lebih nyaman, dan lebih enak terlihat,” ujar Yulia.
Coach: Bisa Menjadi Role Model Keprotokolan
Konsep E-PROTOKOL yang dipaparkan Gatut juga mendapat sorotan positif dari Dr. Ir. Wahid Wahyudi, M.T., selaku Coach dalam Pelatihan Kepemimpinan Administrator.
Wahid menilai aksi perubahan tersebut memiliki potensi untuk menjadi model pengelolaan keprotokolan yang dapat diterapkan lebih luas.
“Ini role model yang bagus dan sangat dibutuhkan dalam mengurai persoalan pelaksanaan teknis di keprotokolan, tidak hanya di lingkup eksekutif Republik Indonesia, tetapi bisa ditetapkan sebagai role model di semua instansi,” ujar Wahid.
Menurutnya, manfaat aksi perubahan tersebut tidak berhenti pada digitalisasi proses, tetapi menyentuh aspek tata kelola pemerintahan.
Dalam konsep yang dipaparkan, E-PROTOKOL diarahkan untuk mewujudkan tata kelola yang berintegritas, transparan, akuntabel, dan dapat diaudit.
Salah satu perubahan yang ditawarkan adalah memastikan setiap proses tercatat dalam sistem.
Tidak lagi bergantung pada disposisi lisan atau komunikasi melalui akun WhatsApp pribadi yang berpotensi sulit ditelusuri, seluruh proses diarahkan masuk dalam sistem E-PROTOKOL.
Konsep tersebut juga diproyeksikan mendukung penguatan tata kelola Biro Humas KLH menuju predikat Wilayah Bebas dari Korupsi (WBK)/Wilayah Birokrasi Bersih dan Melayani (WBBM).
Paperless dan Green Protocol
Dalam paparan manfaat aksi perubahan, E-PROTOKOL juga diarahkan untuk memangkas pekerjaan administratif yang selama ini membutuhkan waktu dan dokumen fisik.
Salah satu contoh yang diberikan adalah proses rekap jadwal rapat yang dalam konsep sistem dapat dilakukan melalui dashboard, sehingga pekerjaan yang sebelumnya membutuhkan waktu lebih panjang dapat dipangkas secara signifikan.
Konsep tersebut juga mengurangi kebutuhan mencetak rundown berkali-kali.
Pendekatan paperless kemudian dikaitkan dengan konsep Green Protocol, yang dinilai sejalan dengan semangat KLH dalam mendorong efisiensi sekaligus kepedulian terhadap lingkungan.
Dalam paparan manfaat aksi perubahan, disebutkan proyeksi efisiensi waktu dan anggaran hingga 50 persen. Angka tersebut merupakan manfaat yang diproyeksikan dalam konsep dan perlu dibuktikan melalui implementasi serta evaluasi.
Mencegah Risiko Fatal dalam Pelaksanaan
Keprotokolan memiliki karakteristik pekerjaan yang sensitif terhadap waktu dan ketepatan.
Kesalahan penjadwalan, penempatan VVIP, koordinasi teknis maupun kesiapan perangkat dapat berdampak langsung terhadap pelaksanaan sebuah agenda resmi.
Karena itu, E-PROTOKOL dirancang untuk membantu menekan risiko tersebut melalui sistem pengingat dan pengelolaan jadwal.
Dalam konsep yang dipaparkan, sistem diarahkan mampu memberikan pengingat otomatis pada H-3, H-1, hingga H-jam.
Tujuannya untuk mencegah persoalan seperti double booking, kesalahan tata tempat VVIP, hingga persoalan teknis seperti mikrofon yang tidak siap.
Pendekatan tersebut menempatkan sistem digital sebagai instrumen mitigasi risiko, bukan sekadar tempat menyimpan jadwal.
Penguji: Pemetaan Stakeholder Menjadi Kunci
Sementara itu, Dr. Much Taufik, S.H., M.A.P., selaku penguji utama, menyoroti pentingnya pemetaan stakeholder dalam memastikan E-PROTOKOL dapat diwujudkan.
Menurutnya, sistem tidak akan berjalan optimal apabila hanya dibangun dari sisi internal tanpa memperjelas siapa saja pihak yang harus terlibat dan bagaimana bentuk koordinasinya.
“Pemetaan stakeholder di sini sangat penting, terutama kerja sama dengan pihak mana saja untuk menunjang terwujudnya sistem ini,” ujar Taufik.
Ia mendorong agar seluruh lembaga dan stakeholder yang berkaitan dengan pelaksanaan keprotokolan dimasukkan secara jelas dalam SOP.
“Cantumkan lembaga-lembaga atau stakeholder terkait dalam SOP pelaksanaan E-PROTOKOL ini agar pelaksanaannya segera terwujud dan tidak hanya menjadi angan-angan saja nantinya,” katanya.
Taufik juga berharap manfaat E-PROTOKOL tidak berhenti di lingkungan KLH.
“Kami harapkan E-PROTOKOL ini nantinya tidak hanya berguna di lingkungan Kementerian Lingkungan Hidup saja, tetapi juga bagi seluruh stakeholder di pemerintahan Republik Indonesia untuk mewujudkan efektivitas yang tepat waktu dan penyerapan biaya pada sebuah kegiatan,” jelasnya.
Dari Manual Menuju Digital
Gatut mengakui perubahan dari pola kerja manual menuju digital juga memiliki tantangan tersendiri.
Tantangan tersebut terutama berkaitan dengan kemampuan personel beradaptasi terhadap sistem baru.
“Konflik yang akan terjadi di sini lebih ke arah adaptasi personel yang biasanya bekerja secara manual, sekarang harus mengenal digitalisasi. Ini bukan berarti sistem yang sudah berjalan harus dihapus, tetapi bagaimana program ini disosialisasikan kepada seluruh stakeholder,” jelasnya.
Menurut Gatut, proses transisi harus dilakukan secara bertahap agar personel memahami manfaat sistem baru.
Ketika pengguna sudah mampu mengoperasikan sistem secara baik, manfaat E-PROTOKOL diharapkan dapat dirasakan secara maksimal dalam pelaksanaan layanan.
Dengan demikian, digitalisasi tidak dimaksudkan untuk menghilangkan seluruh pola kerja yang sudah ada secara tiba-tiba, melainkan mengintegrasikannya ke dalam sistem yang lebih terstruktur.
Menjaga Tata Kehormatan dan Kredibilitas Lembaga
Bagi Gatut, penguatan sistem protokol memiliki dampak yang lebih luas daripada sekadar administrasi kegiatan.
Ia menempatkan fungsi protokol sebagai bagian penting dalam membangun citra dan kredibilitas lembaga, terutama ketika berhadapan dengan agenda pejabat negara.
“Tujuan akhirnya adalah citra lembaga kementerian ini bisa kita tumbuh kembangkan. Karena kembali lagi, pilar protokol adalah tata upacara, tata letak, dan tata kehormatan. Ketika agenda pejabat negara dapat terstruktur dengan rapi, maka kredibilitas lembaga kementerian itu juga akan semakin meningkat di mata publik,” tutur Gatut.
Pernyataan tersebut menempatkan E-PROTOKOL bukan hanya sebagai instrumen digitalisasi internal, tetapi sebagai bagian dari upaya memperkuat kualitas penyelenggaraan agenda resmi negara.
Ketepatan tata upacara, tata letak, dan terutama tata kehormatan menjadi bagian yang menentukan bagaimana sebuah lembaga tampil dalam ruang publik.
Target dan Tahapan Pengembangan
Dalam rancangan awalnya, E-PROTOKOL ditargetkan mampu mempercepat penyelesaian layanan minimal 50 persen, meningkatkan efisiensi proses minimal 40 persen, mencapai tingkat kepuasan pengguna minimal 85 persen, serta menjamin kelengkapan dan keandalan arsip hingga 100 persen.
Angka-angka tersebut merupakan target rancangan, bukan capaian aktual.
Pengembangan sistem dirancang melalui sejumlah tahapan selama Oktober hingga Desember 2026, mulai dari perencanaan dan pembentukan tim perubahan, pemetaan kebutuhan, standardisasi SOP, pengembangan sistem, pengujian internal, hingga pengelolaan data historis.
Selanjutnya dirancang uji coba yang melibatkan 50 pengguna dari lima unit kerja.
Hasil uji coba akan digunakan untuk mengukur efektivitas, memperoleh masukan pengguna, mengukur kepuasan, dan melakukan penyempurnaan sistem.
Menuju Role Model Protokol Digital
Rangkaian pandangan dari Coach dan penguji memperlihatkan bahwa E-PROTOKOL tidak hanya dinilai sebagai solusi teknis untuk persoalan administrasi keprotokolan.
Sistem tersebut diarahkan menjadi instrumen perubahan tata kelola yang menghubungkan SDM, SOP, regulasi, teknologi, koordinasi stakeholder, hingga mitigasi risiko dalam satu kerangka kerja.
Gatut sendiri menempatkan digitalisasi tersebut sebagai upaya membangun sistem yang tidak bergantung pada figur tertentu.
Ketika prosedur, jadwal, disposisi, dokumentasi, dan riwayat layanan berada dalam satu sistem, pengetahuan kerja dapat diwariskan melalui mekanisme organisasi, bukan hanya melalui pengalaman personal.
Di sisi lain, keberhasilan sistem tetap bergantung pada kesiapan sumber daya manusia untuk beradaptasi.
Karena itu, sosialisasi kepada seluruh stakeholder menjadi bagian penting dalam proses perubahan.
Jika pengembangan dan pengujiannya berhasil memenuhi indikator yang ditetapkan, E-PROTOKOL diharapkan dapat menjadi acuan layanan protokol KLH/BPLH yang lebih cepat, terstruktur, terdokumentasi, transparan, dan dapat dipertanggungjawabkan.
Lebih jauh, gagasan yang dipaparkan dalam Pelatihan Kepemimpinan Administrator tersebut diharapkan dapat berkembang menjadi model yang dapat direplikasi pada instansi pemerintah lainnya.
Pada akhirnya, transformasi tersebut tidak hanya berbicara mengenai teknologi.
E-PROTOKOL berbicara tentang bagaimana protokol membangun tata kelola, menjaga tata kehormatan, mengurangi risiko, dan ikut memperkuat kredibilitas lembaga negara di hadapan publik.
E-PROTOKOL
Protokol yang Terintegrasi untuk Organisasi yang Lebih Adaptif dan Berdampak.
